Employée de commerce parfaitement bilingue français/anglais
Mission :
L'employée s'occupera de l'administration et de la gestion courante de la société, elle traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale. Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Gestion Administrative :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Assurer les prises de rendez-vous
Traiter le courrier postal et électronique
Gérer l'agenda électronique et contrôler les échéances
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports etc...)
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative.
Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
Participer à l'organisation d'événements internes
Suivre certains dossiers relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
Gérer l'organisation matérielle et logistique des réunions, assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations. Prendre des notes.
Connaissances :
Maîtriser des techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
Maîtriser Word, Excel, Powerpoint, les outils de messagerie,
Compétences opérationnelles :
Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
Sens des priorités, sens de l'organisation, capacité à prendre des initiatives.
Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence.
La candidate devra faire preuve de :
Discretion, très bon sens relationnel, calme, autonome, accueillante, capacité d'anticipation, sens de l'écoute, sens du sevrice public.